Nuestra biblioteca empresarial

¿Quién no ha escuchado acerca de la legendaria Biblioteca de Alejandría? Y para los de espíritu más aventurero ¿pueden imaginar cómo era caminar por sus pasillos percibiendo el olor de su acervo plasmado en rollos de papiros, códices y probablemente hasta pergaminos? Pensada originalmente como una comunidad de sabios, la Biblioteca de Alejandría finalmente se convirtió en un espacio para exhibir ideas, discutirlas y difundirlas. ¿Se parece acaso a una reunión directiva en las empresas actuales?

La leyenda de esta biblioteca es más emocionante que la realidad de su historia. No desapareció de manera catastrófica y repentina por un incendio como se cree. Su brillo se fue extinguiendo, como el de otras grandes proezas humanas de manera lenta, inexorable y casi imperceptible con el paso de los siglos. ¿Demasiada ambición? ¿Muy poco mantenimiento? ¿Pérdida de enfoque? Ojalá que algún día lo sepamos a ciencia cierta.

Como señala en las páginas de su gran obra El infinito en un junco, Irene Vallejo nos brinda una visión muy atractiva de cómo era este recinto del conocimiento humano:

La biblioteca de Alejandría, variada y completísima, abarcaba libros sobre todos los temas, escritos en todos los rincones de la geografía conocida. Sus puertas estaban abiertas a todas las personas ávidas de saber, a los estudiosos de cualquier nacionalidad y a todo aquel que tuviera aspiraciones literarias probadas. Fue la primera biblioteca de su especie y la que más cerca estuvo de poseer todos los libros entonces existentes.

Hoy podemos tener nuestra Biblioteca de Alejandría “personal” de forma mucho más cercana y accesible en nuestra computadora o teléfono pero con menos riesgo de desaparición. Y nuestras ambiciones son mucho más modestas sustituyendo “todo el conocimiento humano” por solo aquello que nos parece de utilidad. Claro que también podemos guardar este conocimiento en algún remoto servidor (propio o rentado).

No debería ser nuestra prioridad el medio utilizado para resguardar la información sino la información misma. ¿Cuánta información está en medios digitales y cuánta en medios impresos? ¿El acceso a la información está limitado a unos cuantos “elegidos” argumentando cuestiones de confidencialidad? Esta idea de la confidencialidad si se practica de forma equivocada lo único que ocasiona es lentitud, mayor carga de trabajo para esos elegidos y descoordinación entre todos los usuarios. 

¿La información está almacenada de tal manera que se puede localizar fácilmente aquello que buscamos? ¿Está actualizada precisamente con los datos más recientes? ¿Se encuentra debida y constantemente depurada eliminando lo que carece de utilidad? ¿O simplemente la información se archiva en el orden en el que se genera, acumulándose indefinidamente? Es un buen momento para tomarnos un café y analizar la situación ¿verdad?

 ¿Qué es lo que consideramos información importante y merecedora de conservarse? Normalmente cuidamos primordialmente lo que está relacionado con el cumplimiento de la reglamentación fiscal, laboral y municipal, sin embargo existe una enorme y valiosísima cantidad de informes, minutas, acuerdos, pautas publicitarias, presentaciones, procesos, correos, gráficas, fotografías, videos y audios que tienen un alto valor intangible pero de gran utilidad.

¿Y dónde está resguardado todo este valioso acervo? En las computadoras personales de los empleados de la empresa. Acervo que normalmente se desconoce y se pierde cuando un colaborador deja la empresa porque se lo lleva o simplemente nadie sabe de su existencia. Y no nos vayamos a confundir, la recomendación no es guardar la información de todas esas computadoras “centralizándola”.

Sustituyamos centralizar por compartir. Nuevamente no confundamos el medio con el objetivo. Lo importante es conocer y utilizar la información independientemente de su ubicación física (o digital según sea el caso). Se le atribuye al CEO de Hewlett-Packard en los años 90, Lew Platt la frase “Si HP supiera lo que HP sabe, seríamos tres veces más productivos”.

Esta sentencia de Platt no era una afirmación de que HP fuese una empresa desordenada y poco productiva sino una declaración de su estrategia para el futuro. HP era y es, una empresa intensiva en conocimiento sobre mercados, productos y clientes, temas que le han dado una enorme ventaja competitiva solo que en esa época estaba altamente descentralizada, factor causante de que todo su conocimiento estuviese disperso entre sus numerosas unidades de negocio.

¿Y cómo logró HP “saber todo lo que HP sabe”? Con variadas acciones entre las que destacan dedicar grandes esfuerzos para que el entrenamiento en su área comercial fuese intensivo, creando guías documentadas para sus expertos internos y una red de información en línea para sus distribuidores. Estas actividades permitieron que la empresa concluyera que el conocimiento no necesita estar centralizado y poner el énfasis en crear conciencia y compartir las lecciones aprendidas con todos los integrantes de la organización.

Basta un ejemplo. Si un colaborador del área comercial en la oficina de Madrid tenía una hoja de cálculo a la que le había dedicado varias horas para obtener el resultado deseado, solo tenía que “informar” a los compañeros de las demás oficinas del mundo que dicho archivo estaba disponible para compartirlo. Imaginemos cuántas miles de horas de trabajo se pueden ahorrar compartiendo.

¿Quieres compartir el conocimiento dentro de tu negocio? En Spechi te podemos apoyar. Y descubrirás cómo multiplicar todo lo que tu empresa sabe.

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Manuel Cárdenas Mayoral 9 mayo, 2022
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