¿Es importante saber que vendiste este mes cien mil pesos? Por supuesto que sí, pero lo relevante surge cuando comparas esta cifra con los dos millones que tenías como objetivo. Y viéndolo bien, hasta la relevancia de las cifras pierde sentido cuando analizas las causas del resultado alcanzado… o mejor dicho, del resultado no alcanzado. Vámonos por partes.
Si eres un(a) fanático(a) de Excel® o cualquier hoja de cálculo (y si no lo eres, deberías serlo J), seguramente el mayor uso que le das es la comparación de cifras. Las ventas, las unidades de producto vendidas, las utilidades generadas… el objetivo es determinar aumentos o disminuciones, porcentajes, tendencias o números negativos. Hasta aquí todo va bien.
Las complicaciones vienen cuando dicha comparación no se realiza de forma adecuada, aunque el manejo mismo de una hoja de cálculo nos puede orientar cómo hacerlo. Cuando desarrollamos fórmulas dentro de las celdas, todo el tiempo estamos manejando valores relativos y valores absolutos. De manera simplificada diremos que lo relativo tiene que ver con la “relación” entre una celda o una cifra con otra. Y lo absoluto no guarda relación con nada.
Un valor relativo sería 2 + 3 (estamos estableciendo una relación entre dos números) y un valor absoluto sería simplemente el número 2 (no lo relacionamos con otro). Te preguntarás “¿Y todo esto qué tiene que ver con mi negocio?”. Bastante. Utilizaremos como ejemplo un Estado de Resultados también muy simplificado. Recordemos que dicho estado financiero nos permite conocer precisamente el “resultado” (utilidad o pérdida) durante un período determinado de tiempo.
Si observamos en nuestro ejemplo las cifras absolutas (no se relacionan con nada), podremos ver de inmediato que las ventas del año 2008 prácticamente se cuadruplicaron en 10 años y la utilidad se triplicó. ¿Esto es importante? Por supuesto que sí. Ahora observemos las cifras relativas (relacionadas entre sí).
La sola comparación entre las ventas y utilidades de un año contra otro nos dicen que algo no encaja. ¿Ventas cuadruplicadas y utilidades sólo triplicadas? Otro dato relevante: el costo de lo vendido se incrementó un 7 por ciento. Uno más: los gastos de administración y de producción disminuyeron un 1 por ciento mientras que los gastos de venta se incrementaron en 2 por ciento. Para rematar vemos que el porcentaje de utilidad disminuyó un 6 por ciento.
¿Conclusión? Aunque el monto de las ventas es emocionante, el resultado final no lo es tanto. Esta empresa con el paso de los años ha aumentado su nivel de operaciones de manera importante pero a cambio de una fuerte disminución de sus beneficios.
Sin duda alguna podemos concluir que vale la pena contar con información suficiente, pero es aún más importante que la analicemos con detenimiento para descubrir qué áreas o acciones deberíamos mejorar. Eso es transformarla en conocimiento. ¿Eres de los empresarios que le piden a su contador que solamente calcule los impuestos a pagar aunque no entregue información financiera? La próxima vez piénsalo dos veces antes de solicitarlo, tal vez exista valiosa información que no has descubierto.
En Spechi sabemos la relevancia de que cuentes con información necesaria en todo momento e implantamos sistemas que faciliten su consulta y análisis. Permítenos ayudarte a encontrar lo importante de tu negocio.
